Verbuchung der Sozialbeiträge bei geschätzten Werten in Deutschland
In Deutschland müssen die Beiträge zu den Sozialversicherungen bis zum dritten Werktag vor Monatsende auf den Konten der Krankenkassen eingegangen sein. In den Fällen, in denen die Gehaltsabrechnung aber erst danach erfolgt, bzw. die Daten us der Gehaltsabrechnung bspw. von einem externen Lohnbüro erst danach eintreffen, müssen die SV-Beiträge geschätzt werden. Für die Verbuchung der geschätzten Sozialversicherungsbeiträge steht das Konto „3759 Voraussichtliche Beitragsschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern“ zur Verfügung. Als Beispiel sind SV-Beiträge mit einem Betrag von 1 042 G zu entrichten. Vor dem Monatsende schätzen wir einen Betrag von 1 000 G. Der Buchungssatz zur Überweisung des geschätzten Betrages lautet dann:
per 3759 Voraussichtliche Beitragsschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern 1 000,00 G
an 1800 Bank 1 000,00 G
Durch diese Buchung weist das unter den Verbindlichkeiten stehende Konto „3759 Voraussichtliche Beitragsschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern“ erst einmal einen negativen Saldo aus. Bei den nachfolgenden Buchungen der Lohnabrechnung wird dieses dann aber wieder ausgeglichen.
Zuerst buchen wir die Nettolöhne und -gehälter an das Gehaltsverrechnungskonto:
per 6000 Löhne und Gehälter 1 407,65 G
an 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 1 407,65 G
Im folgenden Schritt erfolgt die Verbuchung der Beiträge zu den Sozialversicherungen:
per 6000 Löhne und Gehälter 504,75 G
per 6110 gesetzliche soziale Aufwendungen 537,25 G
an 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 1 042,00 G
Danach folgt der Buchungssatz für die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag:
per 6000 Löhne und Gehälter 587,60 G
an 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 587,60 G
Auf dem Gehaltsverrechnungskonto steht nun ein Saldo von 3 037,25 G. Dies ist der Betrag, der als Personalaufwand für den Arbeitgeber anfällt. Dieser setzt sich aus einem Bruttolohn von 2 500 G und dem Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungen von 537,25 G zusammen. Aus dem Gehaltsverrechnungskonto werden nun die einzelnen Verbindlichkeitskonten bedient.
Die Verbindlichkeit gegenüber dem Arbeitnehmer in Höhe des Nettolohns:
per 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 1 407,65 G
an 3720 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 1 407,65 G
Die Verbindlichkeit gegenüber den Krankenkassen in Höhe der Sozialversicherungsbeiträge:
per 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 1 042,00 G
an 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit 1 042,00 G
Sowie die Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt in Höhe der Lohnsteuer, Kirchensteuer und dem Solidaritätszuschlag:
per 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 587,60 G
an 3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer 587,60 G
Ein Teil der Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit ist aber schon beglichen, nämlich 1 000 G. Dieser Betrag wird nun ausgeglichen und das Konto „3759 Voraussichtliche Beitragsschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern“ hat danach einen Saldo von 0 G:
per 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit 1 000,00 G
an 3759 Voraussichtliche Beitragsschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern 1 000,00 G
Auf dem Konto „3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit“ bleibt ein Saldo im Haben, das heißt ein positiver Saldo von 42 G stehen. Über die anschließende Zahlung der Verbindlichkeiten werden die entsprechenden Konten wieder ausgeglichen.
Im ersten Schritt überweisen wir die Löhne und Gehälter zum Ende des Monats:
per 3720 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 1 407,65 G
an 1800 Bank 1 407,65 G
Bis zum zehnten Tag des darauffolgenden Monats werden die Steuern an das Finanzamt gezahlt:
per 3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer 587,60 G
an 1800 Bank 587,60 G
Der offene Betrag aus den SV-Beiträgen wird dann im nachfolgenden Monat verrechnet. Für dieses Beispiel schätzen wir erneut 1 000 G Wir werden aber in der anschließenden Gehaltsabrechnung einen Bruttolohn von 2 250 G feststellen. Die später berechneten SV-Beiträge liegen damit unterhalb des Schätzwertes. Das Konto „3759 Voraussichtliche Beitragsschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern“ wird einen Saldo im Soll, also einen negativen Saldo aufweisen. Dieses Konto bleibt so stehen und wird erst in der nächst folgenden Gehaltsabrechnung ausgeglichen. Die kann so durchgeführt werden, weil nur ein unwesentlicher Saldo auf diesem Konto stehen bleiben sollte. Wäre er wesentlich, müsste ohnehin die Genauigkeit der Schätzung in Frage gestellt werden, denn auch hier sollte nur eine unwesentliche Abweichung vom exakten Betrag entstehen.
Wir beginnen erneut im der Buchung der Zahlung der geschätzten Beiträge zu den Sozialversicherungen:
per 3759 Voraussichtliche Beitragsschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern 1 000,00 G
an 1800 Bank 1 000,00 G
Im nächsten Schritt buchen wir die Nettolöhne und -gehälter, die in der Gehaltsabrechnung ermittelt wurden:
per 6000 Löhne und Gehälter 1 266,89 G
an 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 1 266,89 G
Nun folgt der Buchungssatz für die Sozialversicherungsbeiträge:
per 6000 Löhne und Gehälter 454,27 G
per 6110 gesetzliche soziale Aufwendungen 483,53 G
an 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 937,80 G
Danach werden noch Lohn- und Kirchensteuer, sowie der Solidaritätszuschlag gebucht:
per 6000 Löhne und Gehälter 528,84 G
an 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 528,84 G
Nach diesen Buchungen steht nun auf dem Gehaltsverrechnungskonto ein Betrag von 2 733,53 G. Dieser setzt sich sich dem Bruttolohn des Angestellten von 2 250,00 G und den Anteilen des Arbeitgebers zu den Sozialversicherungsbeiträgen von 483,53 G zusammen. Damit kann die Buchung auf die Konten für die Verbindlichkeiten durchgeführt werden. Wir beginnen mit der Verbuchung des Nettolohns:
per 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 1 266,89 G
an 3720 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 1 266,89 G
Es folgt die Buchung zu den Verbindlichkeiten gegenüber den Sozialversicherungsträgern:
per 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 937,80 G
an 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit 937,80 G
Anschließend buchen wir die Verbindlichkeiten aus Steuern gegenüber dem Finanzamt:
per 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 528,84 G
an 3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer 528,84 G
Jetzt werden erneut die Verbindlichkeiten aus Sozialversicherungsbeiträgen mit der schon erfolgten Zahlung des geschätzten SV-Beitrags ausgeglichen:
per 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit 1 000,00 G
an 3759 Voraussichtliche Beitragsschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern 1 000,00 G
Das Konto „3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit“ hatte noch einen Saldo im Haben von 42 G aus dem Vormonat. Zusammen mit den beiden neuen Buchungen auf diesem Konto von 937,80 G im Haben und 1 000 G im Soll bleibt ein Saldo von 20,20 G im Soll stehen. Ein Konto auf der Passiva ist damit negativ. Dieser Betrag bleibt so bis zur nächsten Gehaltsabrechnung stehen.
Zum Abschluss folgen nun noch die ausgleichenden Zahlung der bestehenden Verbindlichkeiten. Zuerst wieder die Zahlung der Löhne und Gehälter an die Arbeitnehmer zum Monatsende:
per 3720 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 1 266,89 G
an 1800 Bank 1 266,89 G
Bis zum 10. des darauf folgenden Monats dann die Überweisung der fälligen Steuern an das Finanzamt:
per 3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer 528,84 G
an 1800 Bank 528,84 G
In den meisten Fällen sollten die Zahlungen aus Löhnen und Gehältern aber im Wesentlichen bekannt sein. Abweichungen zum Vormonat können natürlich auftreten, bspw. durch neue Arbeitnehmer, der Daten erst noch erfasst werden müssen, durch den Ausgleich von Überstunden oder Provisionszahlungen. Für die meisten Arbeitnehmer bleiben die Zahlungen, SV-Beiträge und Steuern aber immer wieder über viele Monate konstant, so dass eine Schätzung auf Basis der Vormonate meist sehr gut an den Wert des jeweiligen Monats herankommt.