Rückstellungen werden grundsätzlich erst einmal über die Konten gebildet, über die auch der Aufwand des Geschäftsvorfalles läuft, der zurückgestellt wird. Bei Rückstellungen für Schadenersatzverpflichtungen ist dies bei Erstattungen über eine Korrektur des Umsatzes, bei Ersatzlieferungen eine Bestandsminderung und bei Schadenersatzzahlungen eine Aufwandsposition in den sonstigen Aufwendungen. Dies ist für die Bildung und Auflösung von Rückstellungen jedoch wenig praktikabel und kaum transparent. Deshalb wird diese Rückstellung über ein Aufwandskonto namens „Aufwand für Gewährleistung“ oder ähnliches gebildet. Der Buchungssatz für die Bildung der Rückstellung lautet demnach:
per 6790 Aufwand für Gewährleistung
an 3090 Rückstellung für Gewährleistungen
Die Auflösung der Rückstellung wird genau umgekehrt über dieselben Konten gebucht.
Eine andere Variante der Rückstellungsauflösung erfolgt über ein Ertragskonto. In diesem Fall würde über folgenden Buchungssatz aufgelöst:
per 3090 Rückstellung für Gewährleistungen
an 4930 Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen
Meist wird allerdings nicht die gesamte Rückstellung aufgelöst und dann eine neue gebildet. Bei den Gewährleistungsrückstellungen wird typischerweise nur der Differenzbetrag zum Vorjahr ermittelt und dieser korrigiert. In welcher Variante diese Korrektur erfolgt, hängt von der Präferenz des jeweiligen Buchhalters oder Wirtschaftsprüfers ab. Für beide Varianten gibt es Befürworter, genauso, wie es für beide Varianten Argumente dafür und dagegen gibt. Letzten Endes müssten aber eigentlich, wenn man es ganz genau handhaben wollen würde, die Garantie- und Gewährleistungen für das Vorjahr exakt ermittelt werden und dann je nach Höhe Auflösungen in den Aufwand als Verbrauch und gegebenenfalls in den Ertrag als Auflösung der Rückstellung stattfinden.