Rückstellung für Urlaub, Überstunden und Mehrarbeit

Haben die Mitarbeiter eines Unternehmens zum Ende eines Geschäftsjahres nicht alle Urlaubsansprüche abgebaut bzw. sind Überstunden und Mehrarbeitsstunden auf den Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter vorhanden, so sind dafür Rückstellungen zu bilden. Der Grund für die Rückstellung ist der Anspruch der Mitarbeiter auf Abbau der Urlaubstage und Überstunden durch freie Tage bzw. Stunden oder die Ausbezahlung der Urlaubstage und Überstunden, soweit der gesetzliche, arbeitsvertragliche und tarifvertragliche Rahmen es zulässt. Der jeweilige Mitarbeiter hat damit eine Arbeitsleistung erbracht, für die er bis dahin noch nicht in irgendeiner Form vergütet wurde.

Die Verbuchung dieser Rückstellung erfolgt über einen Betrag, lediglich getrennt nach Löhnen und Gehältern, an die Position der Urlaubsrückstellung.

Ermittlung des Rückstellungsbetrags

Die Berechnung des Rückstellungsbetrages kann über die Anzahl der Stunden erfolgen, die über den Lohn oder das Gehalt pro Stunde bewertet werden. Dazu können bspw. die Urlaubstage über die durchschnittlichen Arbeitsstunden eines Arbeitstages in Stunden umgerechnet werden. Ungenauigkeiten sind bei einer Durchschnittsbetrachtung über alle Mitarbeiter meist in Ordnung, besser ist natürlich eine Umrechnung pro Mitarbeiter. So können zum Beispiel die Stunden für einen Urlaubstag bei einem Mitarbeiter, der Teilzeit beschäftigt ist, vom Gesamtdurchschnitt abweichen.

Als Beispiel betrachten wir zwei Angestellte in Teilzeit. Beide arbeiten zu 60 % einer Vollzeitkraft. Als Vollzeit gilt bspw. eine 37½ Stundenwoche bei 5 Arbeitstagen. Dann sind dies 7½ Stunden pro Arbeitstag. Die erste Teilzeitkraft arbeitet an drei von fünf Arbeitstagen pro Woche zu je 7½ Stunden. Die zweite Teilzeitkraft arbeitet an fünf von fünf Arbeitstagen die Woche, aber nur zu je 4½ Stunden. Da die zweite Vollzeitkraft jeden Tag tätig ist, hat sie Anspruch auf genauso viele Urlaubstage wie eine Vollzeitkraft, bspw. 30 Tage pro Jahr, aber nur zu je 4½ Stunden. Die erste Teilzeitkraft arbeitet nur an 60 % der Arbeitage einer Vollzeitkraft und hat dafür nur einen Anspruch auf 18 Tage pro Jahr, also 60 % von 30 Tagen, allerdings zu je 7½ Stunden. Bei einer Bewertung noch nicht genommener Urlaubstage am Jahresende, wären die Urlaubstage der ersten Teilzeitkraft nun zu 7½ Sunden und die der zweiten mit 4½ Stunden pro Urlaubstag umzurechnen.

Betachtet werden bei der Ermittlung des Rückstellungsbetrags nur Über-, keine Fehlstunden. Weisen die Arbeitszeitkonten zum Beispiel bei flexibler Arbeitszeit mal positive und mal negative Stundenwerte als Stundenguthaben der Mitarbeiter auf, so sind nur die positiven Stundenwerte zu berücksichtigen.

Der Stundensatz pro Mitarbeiter wird über den Bruttobetrag aus Lohn und Gehalt plus Arbeitgeberanteile der Sozialversicherung, Beiträge zur Berufsgenossenschaft und ähnliches ermittelt. Hinzu kommen angenommene gesamtunternehmerische und individuelle Lohn- und Gehaltserhöhungen im folgenden Geschäftsjahr. Boni, Prämien, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen in Deutschland und andere Zusatzvergütungen bleiben unberücksichtigt.

Beispiel zur Ermittlung der Rückstellung für Urlaub, Überstunden und Mehrarbeit

Bei einem Bootsbauer haben die Mitarbeiter zum Jahresende die in der nachfolgenden Tabelle dargestellten Überstunden und nicht genommene Urlaubstage. Das Gehalt pro Stunde kann bspw. über das Jahresgehalt ohne Boni ÷ Arbeitsstunden pro Jahr (Arbeitstage pro Jahr abzüglich Urlaubstage × Stunden pro Arbeitstag) ermittelt werden.

Für die Bewertung der Urlaubstage rechnen wir diese mit den durchschnittlichen Stunden der Mitarbeiter pro Arbeitstag um. Anschließend werden zu den Urlaubsansprüchen in Stunden die Überstunden bzw. Minusstunden addiert. Für die weitere Berechnung gehen dann in die Summen nur die Ansprüche ein, bei denen ein Mitarbeiter einen positiven Gesamtwert an Stunden hat. Im Beispiel fallen also die Werte von Herrn Müller und Frau Fuchs aus der weiteren Berechnung raus. Hilde Fuchs hat zwar einen positiven Anspruch auf einen Urlaubstag, jedoch kann dieser im Zweifel auch über 6 Fehlstunden abgegolten werden. Dadurch hat im Saldo das Unternehmen noch einen Anspruch von einer Arbeitsstunde ihr gegenüber. Diese Aufrechnung ist allerdings nur gegenüber ein und demselben Mitarbeiter vorzunehmen, nicht über verschiedene Mitarbeiter hinweg.

Aus Vereinfachungsgründen kann jetzt die Durchschnittsmethode angewandt werden. Der durchschnittliche Lohn bzw. das durchschnittliche Gehalt pro Stunde beträgt 4,00 G/ Stunde über alle Mitarbeiter. Multipliziert über die Summe aller positiven Ansprüche der Mitarbeiter in Stunden ergibt sich ein Rückstellungsbetrag von 438 G (109,5 Stunden × 4,00 G/ Stunde). Genauer ist natürlich die Individualmethode. Hier wird der Rückstellungsbetrag pro Mitarbeiter ermittelt und diese Werte summiert. Im Beispiel ergibt sich damit ein Wert von 464 G.