Die Aufwendungen für Bewirtung unterliegen besonderen gesetzlichen Vorschriften. Diese sollen dazu dienen, die Abrechnung privater Ausgaben als geschäftliche Ausgaben zu verhindern. Deshalb gelten hier auch spezielle Regeln für die Erfassung von Informationen auf den Belegen. Zusätzlich können in Deutschland nur 70 % steuerlich angesetzt werden, wenn Mitarbeiter anderer Unternehmen am Geschäftsessen teilgenommen haben.
Auf den Bewirtungsbelegen sind
In Deutschland können geschäftlich veranlasste Bewirtungen mit Geschäftspartnern steuerlich zu 70 % als Aufwand erfasst werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG ). Handelsrechtlich erfolgt die Erfassung in voller Höhe, jedoch meist auf getrennte Konten, um die Überleitung zum steuerlichen Ergebnis zu vereinfachen. Für den Nachweis der geschäftlichen Veranlassung muss der Geschäftszweck klar erkennbar sein. Eine Feier zum Geburtstag des Geschäftsführers mit Geschäftspartnern ist dabei nur schwer als geschäftlich verursacht zu begründen, auch wenn sie es durchaus sein könnte. Die Bewirtung für Mitarbeiter des eigenen Unternehmens, die an einer Veranstaltung mit Geschäftspartner teilnehmen, wird ebenfalls zu 70 % als Aufwand erfasst. Ein geldwerter Vorteil besteht hierbei nicht, wenn der Mitarbeiter eine Verpflegungspauschale geltend machen könnte. Die Vorsteuer wird hingegen über den Gesamtbetrag, also zu 100 %, gezogen. Zudem muss der ausgegebene Betrag für den Anlass und die Branche angemessen sein. Zugehörige Aufwendungen von untergeordnetem Wert, wie Trinkgelder oder Garderobengebühren dürfen ebenfalls im Verhältnis 70:30 gebucht werden. Bei Taxifahrten ist bspw. zu prüfen, ob der Wert im Vergleich zum Gesamtbetrag der Bewirtung wirklich noch untergeordnet ist.
Erfolgt die Bewirtung ausschließlich für eigene Arbeitnehmer, kann der Aufwand zu 100 % als Aufwand gebucht werden. Es besteht hier auch kein geldwerter Vorteil, bei bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr, z. B. Weihnachtsfeier und Sommerfest, nicht regelmäßig stattfindenden Tagesmeetings, bspw. bei Schulungen, außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen, bspw. auf der Hausmesse oder bei der Inventur am Wochenende und anderen außergewöhnlichen Veranstaltungen (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR, R 19.6 Abs. 2 Satz 2 LStR). Wird eine Veranstaltung sowohl für Geschäftspartner als auch für eigene Arbeitnehmer durchgeführt, bspw. ein Tag der offenen Tür mit Produktionsbesichtigung oder eine Veranstaltung zu einem Firmenjubiläum, ist die Bewirtung aufzuteilen und jeweils zu 70 % bzw. 100 % als abziehbar zu buchen. Eine solche gemischte Veranstaltung liegt dann vor, wenn nicht Vertriebsmitarbeiter und Kunden, sondern beispielsweise Mitarbeiter der Produktion und der Buchhaltung zusammen mit Kunden und Lieferanten, die keinen direkten geschäftlichen Bezug zueiander haben, auf der Veranstaltung anwesend sind.
Beispiel einer Buchung eines Geschäftsessens mit Kunden über 119 G, einschließlich 19 % Umsatzsteuer, die ein Mitarbeiter im Namen des Unternehmens bezahlt hat:
per 6640 Bewirtungskosten 70 G
per 6644 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 30 G
per 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 G
an 3720 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 119 G
Ob das Verbindlichkeitskonto für Lohn- und Gehalt richtig ist, ist in jedem Unternehmen zu prüfen. Es sollte das Konto für die Reisekostenabrechnung der Arbeitnehmer sein. Dies wird meist über die Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgeglichen und kann gegebenenfalls auch ein eigenständiges Konto sein.