Der Eigenbeleg
In der Buchführung sind alle Buchungen mit einem Beleg nachzuweisen. Es kann aber Geschäftsvorfälle geben, in denen eine Buchung notwendig wird, jedoch kein Beleg dazu existiert. In diesen Fällen ist dann ein Eigenbeleg auszustellen. Dies ist ein Beleg, den der Unternehmer oder eine dazu berechtigte Person im Unternehmen, das kann bspw. ein Buchhalter sein, für den jeweiligen Vorgang ausstellt. Die Notwendigkeit zur Ausstellung eines Eigenbelegs ergibt sich aus § 97 AO 
, § 138 Abs. 2 BAO 
bzw. Art. 957a Abs. 2 OR 
, da danach jede Buchung zu belegen ist.
Steuerliche Wirkung
Erst durch den Eigenbeleg dürfen Aufwände auch steuerlich angesetzt werden. Anderenfalls gelten sie als nicht entstanden und das Ergebnis sowie die darauf entfallenden Steuer erhöht sich. Jedoch dürfen Aufwände, die über einen Eigenbeleg dokumentiert sind, nicht beim Vorsteuerabzug berücksichtigt werden. Die enthaltene Mehrwertsteuer trägt man also selbst. Das gilt auch in der Schweiz, in der der Grundsatz der freien Beweiswürdigung gilt.
Anforderungen an einen Eigenbeleg
Grundsätzlich kann man sich bei den Anforderungen an einen Eigenbeleg an den Anforderungen an eine Rechnung orientieren. Erforderliche Angaben sind folgende:
- Verkäufer bzw. Geschäftspartner mit dessen Anschrift, sofern möglich und relevant
- Datum der Leistung oder des Kaufs
- Menge und Art der Leistung, wenn möglich mit Stückpreis
- Gesamtpreis bzw. Gesamtwert
- Grund für die Ausstellung des Eigenbeleges, zum Beispiel „Automat ohne Bonausgabe“
- Datum der Ausstellung des Eigenbeleges und Unterschrift
Beispiele für beleglose Geschäftsvorfälle
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| Den Stroopwafel-Bäcker braucht man nicht nach einer Quittung zu fragen. Schon gar nicht, wenn sich eine Schlange bildet. |
Die Geschäftsvorfälle ohne Beleg werden heutzutage immer seltener und sollten die Ausnahme bleiben. Oft geben aber Automaten keinen Bon aus. Alte Parkuhren stellen zwar auch keinen Bon oder Quittung aus, jedoch finden sich immer häufiger Automaten mit Parkscheinen, die als Beleg dienen können. Kauft man aber beispielsweise auf Firmenkosten bei einem Stand auf einem Wochen- oder Weihnachtsmarkt Essen oder Getränke, oder es werden bspw. bei einem Brezelmädel oder -bub, die mit ihren Brezelkörben bei Volksfesten und in Apfelweinschenken vorbeikommen, Brezeln gekauft, kann man in der Regel keine Quittung oder Bon erhalten. Aber auch wenn beispielsweise Rückstellungen gebildet werden oder bei Einlagen aus dem Portemonnaie des Eigentümers in die Kasse kann es schwierig sein, Belege zu finden, die nicht selbst erstellt sind. Natürlich können aber auch Rechnungen oder Quittungen verloren gehen, wodurch auch dann Eigenbelege erstellt werden dürfen.