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Wie wird eine Rechnung zum Beleg?

Bei einer Rechnung handelt es sich grundsätzlich erst einmal „nur“ um eine Zahlungsaufforderung. Liegt dieser jedoch ein Rechtsgeschäft zugrunde und stimmen die Daten des Rechtsgeschäfts mit denen auf der Rechnung überein, wird aus der Rechnung ein Beleg. Da grundsätzlich von einer Übereinstimmung der Rechnung mit dem zugehörigen Rechtsgeschäft auszugehen ist, ist eine Abweichung zu dokumentieren.

Erster Schritt: Das Rechtsgeschäft

Bevor eine gültige Rechnung erstellt werden kann, ist erst einmal ein Rechtsgeschäft notwendig. Dies kann ein Kaufvertrag, aber auch ein Mietvertrag, ein Schadensfall mit einem Dritten oder etwas Anderes sein. Bei einem Vertrag sind vorher mindestens zwei übereinstimmende Willenserklärungen notwendig. Dies können beispielweise eine Bestellung und eine Lieferbestätigung sein. Auch die Erfüllung einer der beiden Pflichten aus einem Kaufvertrag, also die Warenlieferung, Dienstleistungserbringung oder eine Zahlung im Voraus, erzeugen eine Willenserklärung, in diesem Fall durch konkludentes Handeln. Die Warenlieferung auf eine Bestellung hin ist die häufigste Form der Willenserklärung durch den Lieferanten.

Weg von der Willenserklärung zum Vertrag und zur Rechnung

Diese Willenserklärungen sind zu dokumentieren, da diese automatisch schon einen Vertrag und damit ein Rechtsgeschäft erzeugen. Dies kann eine Bestellung in einem Buchhaltungsprogram sein oder eine Kopie der Bestellung, die an den Lieferanten ging. Die Warenlieferung wird meist durch einen Wareneingangsbeleg dokumentiert. Diese beiden Belege, der Bestellbeleg und der Wareneingangsbeleg, sind die ersten Belege dieses Rechtsgeschäfts.

Zweiter Schritt: Der Vertrag

Der Vertrag entsteht direkt mit der zweiten Willenserklärung in mündlicher Form. Dieser kann natürlich auch noch schriftlich festgehalten werden. Der schriftliche Vertrag ist dann gültig, wenn dieser mit dem mündlichen Vertrag auf Basis der Willenserklärungen übereinstimmt. Oft wird dies durch die Unterschrift jeweils eines Vertreters beider Parteien bestätigt. Damit wird das schriftliche Vertragsdokument zum Beleg und gilt sogar noch vor den beiden vorhergehenden Belegen. Allerdings sind auch hier Abweichungen zu den Warenlieferungen oder der Bestellung zu dokumentieren, da ein Prüfer gegebenenfalls dazu Fragen stellen wird. Sind im Vertrag alle Bestandteile einer Rechnung enthalten, gilt der Vertrag schon als ausreichendes Dokument, um Vorsteuer zu ziehen oder diesen zur Zahlung des Kaufpreises zu verbuchen. So ist es zum Beispiel bei Mietverträgen üblich, keine weiteren Rechnungen zu versenden. Hier nimmt der Vertrag die Stellung der Rechnung ein.

Dritter Schritt: Die Rechung

In vielen Fällen folgt nun noch der Versand einer Rechnung. Der Empfänger ist verpflichtet, diesen auf Richtigkeit zu überprüfen. Dies kann automatisch erfolgen. So werden in vielen Buchhaltungs- und ERP-Systemen die Bestellungen und Wareneingangsbelege systemseitig erfasst und die Rechnung dann gegen die Bestellung und die Wareneingänge gebucht. Eine Buchung ist in diesem Fall nur dann möglich, wenn die Daten der Rechnung mit denen der Bestellung und der Wareneingänge übereinstimmen. Erst wenn diese Übereinstimmung gegeben ist, wird aus der Rechnung ein Beleg und übernimmt neben dem gegebenenfalls schriftlichen Vertrag die Dokumentationsfunktion des Rechtsgeschäfts. Die schriftliche Dokumentation des Vertrags kann hierbei auch durch eine schriftliche oder digitale Bestellung und einem schriftlichen oder digitalen Wareneingangsbeleg erfolgen. Auch in diesem Fall läuft die Belegfunktion der Rechnung parallel.

Ist ein Rechtgeschäft ungültig, weil bspw. der Besteller gar nicht berechtigt war, die Bestellung auszulösen, erlischt natürlich auch die Belegfunktion der Rechnung. In diesem Fall wäre der gesamte Vorgang rückabzuwickeln und die Rechnung zu stornieren.