Aufbewahrungsfristen von Belegen und Geschäftsunterlagen

Belege und Dokumente, auf denen die Buchungen der Buchführung basieren und diese dokumentieren sind aufzubewahren. In Deutschland und der Schweiz gilt dafür eine Frist von 10 Jahren (§ 257 Abs. 4 HGB  bzw. Art. 958f Satz 1 OR ), in Österreich von 7 Jahren (§ 132 Abs. 1 BAO ). In Deutschland gilt für Handelsbriefe eine kürzere Frist von 6 Jahren (§ 257 Abs. 4 HGB ). Die Belege bzw. Handelsbriefe sind in allen drei Ländern so aufzubewahren, dass sie im Original, nicht veränderbar und bis zum Ende der Frist leicht zugänglich sind. Dies kann auch in elektronischer Form erfolgen, wodurch bspw. die jeweilige Software zum Lesen der Dokumente über den gesamten Zeitraum verfügbar sein muss.

Beginn der Aufbewahrungsfrist

In Deutschland und der Schweiz beginnt die Frist mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in einem Geschäftsjahr vorgenommen wurde. Da die letzten Buchungen in der Regel zu Beginn des darauffolgenden Kalenderjahres im Jahresabschluss erfolgen, bspw. für das Geschäftsjahr 2001 zu Beginn des Jahres 2002, beginnt die Frist meist erst ein Jahr nach Ende des Geschäftsjahres zu laufen, in unserem Beispiel also ab 01.01.2003. Sollte aus irgendeinem Grund zu einem späteren noch eine Buchung für ein Geschäftsjahr erfolgen, verschiebt sich der Fristbeginn entsprechend. Wird also bspw. im Jahr 2004 der Jahresabschluss 2001 nochmals verändert, beginnt die Frist erst mit dem 01.01.2005 zu laufen.

In Österreich beginnt die Frist mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Geschäftsjahr endet. Für das Geschäftsjahr 2001 beginnt die Frist am 01.01.2002. Sollte das Geschäftsjahr nicht mit dem Kalender identisch sein, läuft es also bspw. vom 01.09.2000 bis 31.08.2001, beginnt die Frist trotzdem mit 01.01. des nachfolgenden Kalenderjahres, also am 01.01.2002.

Ende der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist endet nach Beginn die angegebenen Jahre jeweils zum 31.12. Zum Beispiel: Das Geschäftsjahr 2001 endet am 31.12.2001. Der darauffolgende Jahresabschluss und damit die letzten Buchungen und die Erstellung von Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht finden im Januar und Februar 2002 statt.

In Österreich beginnt die Frist nun am 01.01.2002 und endet am 31.12.2008. In der Schweiz und in Deutschland beginnt die Frist am 01.01.2003. Sie endet nach 10 Jahren am 31.12.2012. In Deutschland können Handelsbriefe nach dem 31.12.2008 entsorgt werden.

Definition von Belegen und Handelsbriefen

Belege sind Dokumente, die Daten zu einem Geschäftsvorfall enthalten. Dazu gehören auch Handelsbriefe, wenn sie die Grundlage für Buchungen sind. Dies sind bspw. Rechnungen, Kontoauszüge der Bank, Kassenbücher, Steuermeldungen und -voranmeldungen, Haupt- und Nebenbücher, Journale, Geschäftsberichte, Lageberichte und Inventare bspw. aus der Inventur.

Handelbriefe (), Geschäftspapiere bzw. Geschäftsbriefe (, ) sind Dokumente, die ein Handelsgeschäft vorbereiten, durchführen, abschließen oder rückgängig machen. Zu diesen gehören bspw. Verträge, Lieferscheine, Bestell- und Auftragsunterlagen, Betriebsprüfungsberichte, Kassenzettel, Mahnungen, Preislisten und Überstundenlisten.

Zu beachten ist dabei, dass Handelsbriefe, auf den Buchungen basieren, zu den Belegen zählen und in Deutschland somit über 10 Jahre aufzubewahren sind. Bspw. wird bei der Miete eines Objektes nicht unbedingt eine Rechnung zur Zahlung der Mietbeträge gestellt, sondern alle Angaben sind im Vertrag enthalten. Dann ist der Vertrag der Buchungsbeleg. Der Lieferschein ist normalerweise kein Buchungsbeleg. Beim Erhalt von Lieferscheinen erfolgt zwar auch eine Buchung, in diesem Fall eine Warenzugangsbuchung der gelieferten Ware, jedoch ist Grundlage dieser Buchung die Zählung des Wareneingangs. Die Erfassung der Daten im EDV-System erzeugt dann den Wareneingangsbeleg, der die Menge der ohne Mängel angelieferten Waren enthält. Spätestens bei wegen Mängeln zurückgewiesener Waren sollte die Menge auf dem Lieferschein vom Wareneingangsbeleg abweichen. Gebucht wird natürlich die Menge auf dem Wareneingangsbeleg. Im Gegensatz zu einer Rechnung muss der Lieferschein dann aber nicht neu ausgestellt oder durch einen Korrekturbeleg geändert werden.