Organisation der Buchhaltung

Eine Buchhaltung wird mit zunehmender Größe in verschiedene Teilbereiche untergliedert. Dabei werden zunächst die Debitoren- und die Kreditorenbuchhaltung getrennt. Bei weiterer Zunahme der Anzahl der Buchhalter wird die Hauptbuchhaltung aus der Kreditorenbuchhaltung ausgegliedert. Häufig findet dann auch eine Ausgliederung der Erstellung von Berichten und Analysen in ein Controlling statt. Das Controlling zählt hierbei allerdings nicht zu den eigentlichen Tätigkeiten der Buchhalter. Dieses wird in kleinen Unternehmen jedoch meist gemeinsam durch die Geschäftsleitung und die Buchhalter mit durchgeführt, soweit sich eine eigenständige Abteilung dafür noch nicht lohnt. In Unternehmen mit Tochtergesellschaften sind teilweise zusätzlich Konzernbuchhalter zu finden, die einen eigenständigen Teilbereich der Buchhaltung repräsentieren.

Zur Wahrung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung werden außerdem auch bestimmte Abläufe in der Buchhaltung definiert. Dazu gehören bspw. Abläufe in der Organisation der Rechnungserfassung und der Rechnungserstellung. Dies sind definierte Prozesse von der Bestellung bis zur Zahlung, sowohl von Kundenseite als auch gegenüber Lieferanten, auch als „order to cash“ (OTC, O2C) und „procure to pay“ (PTP, P2P) bezeichet. Darüber hinaus werden auch Prozesse zum Erwerb und der Erfassung von Anlagen und Fahrzeugen oder für die Ermittlung von Rückstellungen definiert.

Eine wesentliche Grundlage für die Organisation der buchhalterischen Abläufe sind die Internen Kontrollsysteme (IKS). Diese unterliegen der Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer und sollen die Richtigkeit der Buchführung sicherstellen und mögliche betrügerische Einflussnahmen verhindern. Dabei geht es weniger darum, dass ein Buchhalter seine Arbeit korrekt erledigt, als vielmehr darum, dass Personen außerhalb der Buchhaltung keinen Einfluss auf die Zahlen der Buchhaltung haben. Dies beginnt bei der korrekten Erfassung von Lagerbeständen im Wareneingang und der Produktion, über die Aktivierung von Anlagen nur im zulässigen Rahmen bis hin zur Verhinderung, dass eine Person sowohl eine Bestellung, als auch die Erfassung der Rechnung und die Zahlung der Rechnung durchführen kann. Bei kleinen Unternehmen ist die Durchführung aller Prozessschritte nicht vermeidbar, jedoch kontrollierbar. Bei größeren Unternehmen schwindet die Kontrollierbarkeit durch die Zunahme der verschiedenen Vorgänge, so dass hier Maßnahmen, wie die Verteilung auf mehrere Personen, Freigaben durch autorisierte Personen und das Vier-Augen-Prinzip notwendig werden.