Regeln für die Postanschrift

Ein wichtiger Grund für die richtige Schreibweise der Postanschrift ist natürlich, dass die Post ankommen soll. Für diesen Zweck kann die Postadresse aber auch recht ungenau sein. Briefe mit der Anschrift „Fam. Müller, links neben dem Rathaus“ können durchaus ankommen. Auch bei größeren Unternehmen kommen Briefe mit ungenauer Anschrift an, weil diese im Ort oder der Region bekannt sind. Man kann sogar an den Weihnachtsmann schreiben. Diese Briefe gehen vor Weihnachten dann an ein Weihnachtspostamt in Deutschland in Himmelpfort, Himmelstadt, St. Nikolaus oder andere, in Österreich in Christkindl und in der Schweiz in Wienacht-Tobel bzw. in Chiasso.

Das größere Problem ist aber bspw. die Anerkennung der Rechnung beim Kunden seitens des Finanzamtes, wenn die Anschrift des Leistungsempfängers nicht korrekt ist. Sollte bei der Betriebsprüfung eine Eingangsrechnung eine fehlerhafte Postanschrift haben, kann die Rechnung steuerlich auch nicht anerkannt werden, was zur Rückzahlung der gezogenen Vorsteuer und zur Zahlung zusätzlicher Gewerbe-, Einkommens-, Körperschafts- oder anderer Steuern führt. Der Schaden kann dann bei über 50 % des Nettobetrages der betroffenen Rechnung liegen.

Aufbau einer Postadresse   

Die hier aufgeführte Beschreibung gilt für Deutschland, Österreich und der Schweiz gleichermaßen und zwar sowohl für nationale als auch internationale Briefe, Pakete und sonstige Sendungen. Diese sind in Deutschland in DIN 5008, in Österreich in ÖNORM A 1080 und in der Schweiz über die Schweizer Post geregelt.

Für eine Anschrift stehen maximal sechs Zeilen zur Verfügung. Darüber befinden sich drei Zeilen für zusätzliche Angaben. Nicht genutzte Zeilen werden weggelassen, sie bleiben nicht als leere Zeilen stehen.

In der obersten Zeile der Adresszone steht der Empfänger. Dies ist im Allgemeinen entweder eine Privatperson oder ein Unternehmen, eine Behörde bzw. eine andere Organisation. Vom Empfänger aus beginnen erst die beim Empfänger, bspw. innerhalb eines Unternehmens, relevanten Daten von der großen zur kleinen Einheit. Danach folgen die für die Post relevanten Daten von der kleinen zur großen Einheit.

Handelt es sich beim Empfänger um ein Unternehmen, ist in der ersten Zeile der Adresszone der vollständige Firmenname anzugeben. Gerade bei Rechnungen, Gutschriften und ähnlichem ist auch auf die korrekte Firmenbezeichnung laut Handelsregistereintrag einschließlich Rechtsform zu achten. Ist der Empfänger ein Einzelunternehmer oder Selbständiger, ist in der ersten Zeile zur Unterscheidung von Privatpost der Zusatz „Firma“ oder die Berufsbezeichnung anzugeben. Bei Privatpost kann hier auch der Name der empfangenden Person stehen.

In der zweiten Zeile steht bspw. der Name der Firma oder Person, bei der der Empfänger zu finden ist. Das kann der Fall sein, wenn der Empfänger zur Untermiete wohnt oder in einer Bürogemeinschaft ansässig ist. Dazu wird der Zusatz „pA“, „p. Adr.“, „bei“ oder „c/o“ genutzt. Alternativ kann hier bspw. auch die Abteilung eines Mitarbeiters oder dessen Position, z. B. Geschäftsführer oder Einkaufsleiter, aufgeführt werden.

An der dritten Stelle steht der Name des Mitarbeiters in einem Unternehmen. Zusätze, wie z. Hd., bleiben weg. Vorangestellt wird aber „Herrn“ oder „Frau“.

In Zeile Vier steht die Straße mit Hausnummer, ggf. das Gebäude oder die Etage. Bei einem Postfach ist das Wort „Postfach“ vor die Nummer zu schreiben, eventuell auch abgekürzt mit „PF“.

In der fünften Zeile steht der Ort und die Postleitzahl. Bei Sendungen ins Ausland sollte der Ort möglichst in Großbuchstaben geschrieben werden. Zudem ist die Bezeichnung im Empfängerland zu verwenden, also bspw. Praha und nicht Prag. Wenn Post aus Tschechien kommt, erkennt auch nicht jeder, dass mit Štýrský Hradec und Svatý Havel die Orte Graz und St. Gallen gemeint sind oder bei der niederländischen Bezeichnung Keulen der Ort Köln. Die englische oder französische Bezeichnung kann verwendet werden, es sollte aber beachtet werden: Das Empfängerland ist von den Mitarbeitern der Post im Land des Absenders zu lesen, daher sollte das Empfängerland in der Landessprache des Absenders geschrieben sein, der Empfängerort ist aber von den Mitarbeitern der Post im Empfängerland zu lesen, daher sollte der Empfängerort in der Landessprache des Empfängerlandes geschrieben sein. Vor die Postleitzahl gehören keine Länderkennzeichen, also kein „F-75012 PARIS“ sondern einfach nur „75012 PARIS“. Gerade in Ländern, in denen in der Postleitzahl Buchstaben vorkommen, wie bei „2041EE ZANDVOORT“ oder „OX1 1EE OXFORD“, führt die Angabe führender Länderkürzel immer wieder zu Fehlzustellungen.

In der letzten Zeile steht das Empfängerland. Idealerweise wird dieses in Deutsch und Großbuchstaben geschrieben. Es können aber auch die im internationalen Postverkehr üblichen Sprachen Französisch und Englisch verwendet werden.

Zusätzlich sollten bei der Postadresse noch folgende Regeln eingehalten werden:

• keine gebrochene, verschnörkelte oder kursive, sondern eine klare Schrift verwenden
• Schriftgröße mindestens 8 Punkte, bis 10 Punkte nur serifenlose Schriften, wie Arial oder Calibri
• möglichst dunkle Schrift auf weißem Grund
• keine Unterstreichungen, kein Fettdruck, auch nicht beim Ort
• keine Leerzeilen in der Adresse, auch nicht vor dem Ort oder dem Land
• ist die Postleitzahl unbekannt, ist sie bei Geschäftspost zu recherchieren oder zu erfragen, bei Privatpost im Notfall besser weglassen als eine falsche Postleitzahl zu notieren
• niemals zu wenig oder gar kein Porto auf die Sendung, denn sonst kann eine Nachgebühr vom Empfänger verlangt werden(, außer man will den Empfänger ärgern)

Beispiele