Logo Grundlagen der Buchführung lernen

Auflistung und Erläuterung verschiedener, typischer Hilfsbücher

Neben den buchhalterischen Sachverhalten sind auch weitere Geschäftsvorgänge in einem Unternehmen in geordneter uns systematischer Art und Weise durchzuführen, damit es effizient wirtschaften kann. Zur Unterstützung für diese Vorgänge dienen Hilfsbücher. Das bekannteste unter ihnen ist sicherlich das Kassenbuch. Dieses ist für Eingangszahlungen in Deutschland sogar in § 146 AO und § 22 UStG vorgeschrieben. Andere Hilfsbücher, wie das Postausgangsbuch, müssen nicht zwingend geführt werden, sie dienen aber dem ordentlichen, effizienten Geschäftsablauf, bspw. bei der Prüfung, ob ein Geschäftsbrief schon beantwortet wurde oder können sogar vor Gericht als Nachweis dienen, wenn Fristen einzuhalten sind und diese Bücher sauber geführt wurden, dass ein Brief zu einem bestimmten Zeitpunkt das Unternehmen verlassen hat. Oft als Hilfsbuch geführt Bücher sind zum Beispiel folgende:

  • Kassenbuch: Ein Kassenbuch setzt sich aus den Kassenberichten zusammen. Ein Kassenbericht ist eine Auflistung aller Einzahlungen und Auszahlungen aus einer Kasse. Gibt es mehrere Kassen, sind für die verschiedenen Kassen sogenannte Nebenkassenkladden zu führen, die in den Kassenberichte zu überführen sind. Im Grunde genommen sind dies nochmals eigene Kassenberichte, die in den Hauptkassenbericht übernommen werden. In einem Kassenbericht sind folgende Punkte aufzuführen:
    • Datum des Kassenberichts
    • Belegnummer und Beleg des Geschäftsvorfalls
    • kurze Beschreibung des Geschäftsvorfalls bzw. Buchungstext
    • Betrag und gegebenenfalls die Währung der Einzahlung in oder Auszahlung aus der Kasse
    • der verwendete Steuersatz
    • der sich ergebende Steuerbetrag der Umsatz-/ Mehrwert- oder Vorsteuer
    • die Kassenstände am Beginn und am Ende des Tages
    Für jeden Tag ist ein gesonderter Kassenbericht anzufertigen. Die Kassenstände am Beginn eines Tages müssen natürlich mit denen am Ende des Vortages übereinstimmen. Werden die Kassenberichte dann zusammengefügt, ergibt sich daraus das Kassenbuch. Dieses unterliegt den gleichen Aufbewahrungspflichten, wie alle anderen Belege, es darf bspw. auch nicht nachträglich veränderbar sein, wie die Haupt- und Nebenbücher und ist auch sonst wie jedes andere Buch der Buchführung zu behandeln. Bei Registrierkassen kann der Kassenbericht als Ausdrucke aus den Kassen selbst erzeugt werden. Fehlt ein solches Kassenbuch und werden trotzdem Bareinnahmen getätigt, kann dies als Versuch der Steuerhinterziehung gewertet werden und es kann zu einer Gewerbeuntersagung, dem Verlust von Taxikonzessionen, Betriebserlaubnis oder Approbation als Arzt oder Apotheker kommen.
  • Posteingangs- und Postausgangsbuch: Mit einem Posteingangsbuch wird der Eingang der Geschäftspost dokumentiert, mit dem Postausgangsbuch der Ausgang der Geschäftspost. Damit kann nachvollzogen werden, welche Schreiben wann im Unternehmen angekommen und welche wann das Unternehmen wieder verlassen haben. Gerade, wenn es Fristen zur Beantwortung von Schreiben gibt, ist eine solche Dokumentation wichtig und wird von Gerichten als Nachweis anerkannt, wenn die Bücher nicht nachträglich änderbar sind. Sinnvoll ist das Führen solcher Bücher vor allem dann, wenn Schreiben an Fristen gebunden sind und nicht durch die Unternehmensprozesse sichergestellt ist, dass Schreiben immer am gleichen Tag noch das Unternehmen verlassen bzw. über Eingangsstempel und sofortiges Abheften zur weiteren Bearbeitung abgelegt werden. Alternativ kann auch ein Fristenkontrollbuch verwendet werden, wenn der Empfänger des Schreibens mit aufgeführt wird. Teilweise wird heute über Barcodes und Scanner das Führen von Postausgangs- und Posteingangsbüchern vereinfacht.
  • Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbuch: Ein Rechnungseingangsbuch und ein Rechnungsausgangsbuch dokumentieren den Eingang von Lieferantenrechnungen und den Ausgang von Kundenrechnungen. Damit wird der Eingang und der Versand von Rechnungen dokumentiert. Gerade wenn Rechnungen an Kunden nicht sofort das Unternehmen verlassen oder nicht durch eine eigens dafür vorgesehene Abteilung erstellt werden, wird eine solche Dokumentation wichtig, damit nicht Rechnungen buchhalterisch verbucht werden und dann im Unternehmen „verschwinden“ können. Auch bei Eingangsrechnungen ist eine solche Dokumentation von Bedeutung, wenn bspw. die Fachbereiche Rechnungen erst zur Prüfung erhalten und dann kontiert und unterschrieben in die Buchhaltung weiterreichen. In Unternehmen, in denen der Prozess zur Erstellung von Ausgangsrechnungen stark automatisiert ist bzw. Eingangsrechnungen sofort durch die Buchhaltung verarbeitet werden, bspw. weil die Genehmigung und Kontierung über entsprechende Bestellprozesse und die Prüfung der Lieferung durch die Lagerverwaltung bzw. anderweitig sichergestellt ist, kann auf diese Bücher auch verzichtet werden.