Auflistung und Erläuterung verschiedener, typischer Nebenbücher

In der nachfolgenden Auflistung sind viele Nebenbücher aufgeführt, die so in vielen Unternehmen bis heute zu finden sind. Diese Bücher sind eine Untergliederung des Hauptbuchs. In diesen kann es jedoch über die Eintragungen im Hauptbuch und Journal noch weitere Informationen geben. So sind beispielsweise im Anlagebuch neben den Buchungssätzen meist auch zu den einzelnen Anlagen unter anderen Inventarnummern, Nutzungsdauern oder Abschreibungs­methoden hinterlegt. Die nachfolgende Auflistung ist auch keine vollständige Auflistung. Jedes Unternehmen kann sich bspw. natürlich auch eigene Nebenbücher erzeugen. So wäre bspw. ein Nebenbuch speziell für Spesen­abrechnungen denkbar, sofern es hier ein entsprechende Volumen an Buchungen gibt und sofern zusätzliche Informationen mit erfasst werden müssen. Ob letztendlich bestimmte Arten von Geschäftsvorfällen jedoch in einem Nebenbuch oder lediglich im Hauptbuch erfasst werden, ergibt sich aus der jeweiligen Unternehmenssituation, bspw. aus der Anzahl der Buchungen und dem Informationsbedarf.

Beispiele für verschiedenen Nebenbücher:

• Lagerbuch: Das Lagerbuch enthält im Gegensatz zum Hauptbuch nicht nur eine Untergliederung in die Konten Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, in Halbfertigprodukte und Fertigprodukte, sondern sogar eine Untergliederung in die einzelnen Artikel. Damit kann ein Lagerverwalter die vorrätige Menge bestimmter Artikel im Lagerbuch sehen und rechtzeitig neue bestellen. Darüber hinaus sind hier meist auch Mindestreservemengen, Durchschnitts- und Standardeinkaufs- bzw. -verkaufspreise oder auch der oder die Hauptlieferanten angegeben. Mit Hilfe dieses Buches wird das Lager verwaltet, Lieferungen mit den zugehörigen Bestellungen abgeglichen und bestätigt bzw. die Abweichungen dokumentiert und Produktionsprozesse durch die kontinuierliche Prüfung der Bestände und Verkaufsmengen gesteuert.
• Lohn- und Gehaltsbuch: Bei größeren Unternehmen wird es notwendig, zur korrekten Zahlung der Löhne und Gehälter ein Lohn- und Gehaltsbuch zu führen. In diesem werden die Konten für den Personalaufwand meist mit Lohnarten nochmals deutlich tiefer untergliedert, als im normalen Kontenrahmen. So kann bspw. das Konto für Gehälter in die Lohnarten Gehalt, Einmalzahlung, Bonus, Prämie und weitere untergliedert sein, oder das Konto für gesetzliche soziale Aufwendungen in die Lohnarten Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung usw. Weitere Beispiele für Lohnarten findet man auf Verdienstabrechnungen und Lohnzetteln. Des Weiteren findet man hier eine Aufteilung der Lohnarten auf die einzelnen Mitarbeiter, so dass das Lohn- und Gehaltsbuch die Grundlage für Gehaltsabrechnung und -zahlung ist.
• Kontokorrentbuch: Das Kontokorrentbuch enthält die Personenkonten. Diese „Personen“ sind die Lieferanten und Kunden. Die Personenkonten sind Unterkonten der Konten für Forderungen und Verbindlichkeiten. Es können auch Mitarbeiter ein Personenkonto haben, bspw. für Reisekostenabrechnungen. Das Kontokorrentbuch ist daher für die Verwaltung von Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen notwendig. Dieses Nebenbuch kann auch in ein Debitorenbuch für die Kunden und ein Kreditorenbuch für die Lieferanten untergliedert sein. Das Kontokorrentbuch dient der Verwaltung offener Posten (OP), das heißt der noch unbezahlten Rechnungen und ist damit die Grundlage für Mahnungen gegenüber Kunden oder Zahlungen gegenüber Lieferanten. Aus diesen Informationen werden bspw. Mahnläufe, also der Druck von Serienbriefen mit Mahnungen, oder Zahlläufe, also die Erstellung von Dateien für Banken mit Daten für Überweisungen, erzeugt. Außerdem sind die Informationen aus dem Kontokorrentbuch die Grundlage bzw. die Belege für die Umsatz- und Vorsteuerzahlungen ans und vom Finanzamt.
• Anlagebuch: Die Vermögensgegenstände eines Unternehmens werden im Anlagebuch verwaltet. Dies können technische Anlagen, aber auch Softwarelizenzen, Grundstücke, Patente oder Geschäfts- und Firmenwerte und Markennamen sein. Im Anlagebuch werden damit die Konten des Anlagevermögens untergliedert. Zusätzlich werden hier neben dem Restbuchwert, also dem aktuell gebuchten Wert einer Anlage, auch die historischen Anschaffungs- und Herstellungskosten (AHK) bzw. Zugangswerte, die Abschreibungsdauer bzw. Nutzungsdauer, Abschreibungswerte bzw. der Abschreibungsplan, Abschreibungsmethoden, sowie zusätzliche Informationen, wie Inventarnummern, Anlagenklasse, Lieferanten, Standort und weitere Informationen mit aufgenommen. Über das Anlagebuch erhält man damit Informationen über die einzelnen in der Bilanz erfassten Anlagegüter und es bildet die Grundlage für die Berechnung der Abschreibungen.