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kreditorische Debitoren

Die Buchung von Umsatzerlösen erfolgt in vielen Unternehmen, gerade, wenn eine Stammkundschaft vorhanden ist bzw. zur Abbildung von Verträgen in Buchhaltungssystemen, über Personenkonten bzw. Kundenkonten. Diese Konten gehören zu den Konten für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Auf diesen Konten werden für einen Kunden, auch Debitor genannt, nicht nur die Forderungen aus Rechnungen, sondern bspw. auch Gutschriften erfasst. Damit erhält man einen Gesamtüberblick über die geschäftlichen Aktivitäten mit einem Kunden und kann sehr leicht ermitteln, welcher Betrag eines Kunden noch offen ist oder welche Umsätze man letztlich mit dem jeweiligen Kunden tätigen konnte. Im Falle einer Gutschrift kann eine Situation eintreten, in dem jedoch das Unternehmen einen Betrag an den Kunden zu zahlen hat. So kann die zur Gutschrift gehörende Rechnung schon beglichen sein oder es erfolgt eine Gutschrift ohne zugehörige Rechnung, bspw. weil das Unternehmen vom Kaufvertrag zurücktreten musste, die Rechnung noch gar nicht gestellt war und eine Forderung nicht mehr besteht und das Unternehmen dem Kunden aber eine Art „Entschädigung“ zahlen möchte oder muss. In diesem Fall entsteht eine Verbindlichkeit des Unternehmens gegenüber dem Kunden.

Da wegen des Saldierungsverbotes (§ 246 Abs. 2 HGB in Deutschland; § 196 Abs. 2 UGB in Österreich bzw. Art. 958c Satz 1 Nr. 7 OR in der Schweiz) das negative Forderungskonto nun nicht mehr unter den Forderungen gezeigt werden darf, wird es umgegliedert oder umgebucht. Je nach Buchhaltungs- oder ERP-System wird dazu entweder das Kundenkonto auf die Passiva unter die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen verschoben oder es wird die Verbindlichkeit umgebucht. Der Buchungssatz lautet dann:

per 10000 Kundenkonto
an 3300 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

SKR03 SKR04 SKR07 EKR KMU

Das Kundenkonto steht hierbei im Soll, da es durch die Gutschrift negativ ist und wieder aufgefüllt werden muss, damit es auf Null steht. Für das Kundenkonto ist natürlich jeweils das Konto für den betreffenden Kunden einzusetzen. Sobald das Konto wieder eine Forderung aufweist oder ausgeglichen ist, wird es wieder an die ursprüngliche Stelle in den Forderungen zurückgegliedert. In einigen Buchhaltungs­systemen wird auch zwischen Kunden- und Lieferanten­konten unterschieden. Dann kann natürlich auch an das entsprechende Lieferantenkonto des Kunden gebucht werden, sofern eines vorhanden ist.

pauschale Jahresabschlussbuchung

Gerade bei Jahresabschlussbuchungen werden die kreditorischen Debitoren oft mit Hilfe einer pauschalen Buchung umgegliedert. Dazu wird eine Liste aller Debitorenkonten aufgestellt, die einen negativen Saldo aufweisen. Die Summe über diese Konten wird dann mit folgenden Buchungssatz umgebucht:

per 1205 sonstige Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
an 3305 sonstige Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

SKR03 SKR04 SKR07 EKR KMU

Diese Buchung wird zum letzten Tag eines Geschäftsjahres gebucht. Am ersten Tag des folgenden Geschäftsjahres wird diese Buchung direkt wieder rückgängig gemacht. Die Auflistung der Debitorenkonten mit negativem Saldo wird dann Bestandteil der Jahresabschlussdokumentation.