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Wie viele Buchhalter braucht ein Unternehmen?

Die Frage wird oft und gern gestellt und häufig mit dem Satz: „Gemessen am Umsatz hat dieses Unternehmen viel zu viele Buchhalter.“ verknüpft. Gerade von jungen, unerfahrenen Vorgesetzten und fachfremden Beratern fällt dieser Satz selbst dann, wenn die Buchhaltung gemessen an der Unternehmensgröße soweit unterbesetzt ist, dass die Buchführung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben selbst physikalisch gar nicht mehr möglich ist.

Bei der Frage, wie viele Buchhalter ein Unternehmen benötigt, spielt die Ausstattung des Unternehmens mit Softwaresystemen und der Automatisierungsgrad der Prozesse eine wesentliche Rolle. So haben kleine Unternehmen mit weniger als 10 Millionen € Umsatz meist kein vollintegriertes ERP-System, wie SAP, im Einsatz, wenn sie nicht Teil eines größeren Konzerns sind. Darüber hinaus spielt die Frage nach der Prozesseinhaltung eine wesentliche Rolle. Hierbei ist zu prüfen, ob bei allen Rechnungen, die die Buchhaltung erreichen die Kontierung leicht ermittelbar und ist die Kostenstelle klar oder muss hier erst nachgefragt werden. Auch die Frage, ob alle Rechnungen bereits freigegeben sind, spielt hier eine Rolle.

Durch den Einblick in viele Unternehmen können wir folgende Richtgrößen für die Kreditorenbuchhaltung geben:

UmfeldKennwert
Die Rechnungen werden ohne Bestellbezug oder nur teilweise mit Bestellbezug verbucht. Die Rechnungserfassung erfordert regelmäßiges Nachfragen in den Abteilungen.40 Eingangs­rechnungen je Buchhalter je Tag
Mindestens alle Materialrechnungen werden mit Bestellbezug verbucht. Regelmäßiges Nachfragen in den Abteilungen ist notwendig. Es gibt einen Freigabeworkflow für Rechnungen. Die Rechnungen werden elektronisch per Scan und OCR-Software erfasst. Stammdatenpflege und Zahlläufe sind Teil der Aufgaben.80 Eingangs­rechnungen je Buchhalter je Tag
Ausschließlich alle Rechnungen werden mit Bestellbezug verbucht. Die Freigabe der Rechnung erfolgt bereits mit der Freigabe der Bestellanforderung. Die Rechnungen werden elektronisch per Scan und OCR-Software erfasst. Stammdatenpflege für den Buchführungsteil und Zahlläufe sind Teil der Aufgaben.120-150 Eingangs­rechnungen je Buchhalter je Tag
Ausschließlich alle Rechnungen werden mit Bestellbezug verbucht. Die Freigabe der Rechnung erfolgt bereits mit der Freigabe der Bestellanforderung. Die Rechnungen werden elektronisch per Scan und OCR-Software erfasst. Weitere Tätigkeiten, wie Stammdatenpflege oder Zahlläufe werden nicht durchgeführt.250 Eingangs­rechnungen je Buchhalter je Tag

Eine weitere Richtgröße, wenn auch eine sehr ungenaue, kann der Umsatz des Unternehmens geben. Dabei zählt sowohl der externe als auch der konzerninterne Umsatz, da die eigentliche Größe bei dieser Maßzahl die Kosten sind. Die Angabe hier kann aber nur der Orientierung dienen, da wesentliche Faktoren, wie Einbindung ein einen Konzern, Ausstattungsgrad mit Softwaresystemen, Automatisierungsgrad, Anzahl der Kunden und weitere Faktoren nur angenommen werden können, jedoch einen erheblichen Einfluss auf die Anzahl der benötigten Buchhalter haben.

UmsatzAnzahl Buchhalter
bis 5 Mill. €1 Buchhalter
5 bis 10 Mill. €1-2 Buchhalter
10 bis 20 Mill. €2-3 Buchhalter
20 bis 50 Mill. €3-4 Buchhalter
50 bis 200 Mill. €4-6 Buchhalter
200 bis 500 Mill. €5-8 Buchhalter

Weitere Daumengrößen sind 500 bis 1 000 Kunden je Debitorenbuchhalter und ½ Haupt- und Anlagenbuchhalter ab einer Größe von 20 Mill. € Umsatz bzw. 1 Haupt- und Anlagenbuchhalter ab 50 bis 100 Mill. € Umsatz. Auch hier benötigen bspw. anlagenintensive Unternehmen eher einen Haupt- und Anlagenbuchhalter als reine Dienstleistungsunternehmen.

Natürlich kann man in den verschiedenen Unternehmen auch mehr und weniger Buchhalter finden, als hier angegeben. Bei mehr Buchhaltern kann eine erhöhte Komplexität ein Grund sein. Ineffizienz wäre ein weiterer Grund. Eine geringere Anzahl kann für eine geringe Komplexität, bspw. nur ein Produkt und wenige Kunden, sprechen. Bei durchschnittlich komplexen Unternehmen muss man allerdings mit unterbesetzten Abteilungen und dann mit einem Ausgleich über die Arbeitsqualität und späteren Strafzahlungen bei der Steuerprüfung rechnen.

Der eine oder andere Manager fragt bei diesen Werten sicherlich nervös, ob man die Buchführung nicht vielleicht doch auch mit weniger Leuten betreiben kann. Ja, das geht. Allerdings ist diese Frage mit der Frage vergleichbar, ob man auf einer Landstraße auch 150 km/h oder mehr fahren kann. Natürlich, da wo keine Kurven sind, geht das. Wenn man geblitzt oder sonst irgendwie von der Polizei erwischt wird, kann das allerdings ziemlich unangenehm werden.