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Kennzahlen

Mit Hilfe von Kennzahlen werden wichtige Messgrößen und komplexe Zusammenhänge veranschaulicht und in kompakter Form dargestellt. Dadurch erhalten Manager und Führungskräfte wichtige Informationen in übersichtlicher Art und Weise, die sie für Entscheidungen benötigen. Dies können wichtige, aus der Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung direkt ablesbare Messgrößen sein, wie bspw. der Umsatz oder der Gewinn vor Steuern. Es können aber auch neu berechnete Größen sein, wie die Umsatzrendite (= Gewinn ÷ Umsatz) oder die Lagerumschlags­häufigkeit (Verkaufte Menge eines bestimmten Zeitraumes ÷ durchschnitt­licher Lagerbestand). Unterschieden wird hierbei zwischen:

  • absolute Kennzahlen: Dies sind feste Wertangaben, die für sich selbst stehen. Dazu gehören:
    • Einzelzahlen: Diese bestehen nur aus einem Wert, der gezählt oder gemessen wurde, z. B. Anzahl der Mitarbeit, Produktionsmenge in Tonnen.
    • Summen: Diese Kennzahlen wurden aus Einzelwerten als Summe berechnet, z. B. Personalaufwand als Summe der einzelnen Löhne und Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge usw., Verkaufserlöse als Summe aller Vertragsvolumen
    • Differenzen: Hier werden die Differenzen zwischen Einzelwerten berechnet, z. B. Ertrag als Differenz zwischen Erlös und Aufwand, Working Capital als Differenz zwischen Umlaufvermögen und kurzfristigen Verbindlichkeiten
    • Mittelwerte: Dies können Durchschnittszahlen über einen Zeitraum oder eine Menge sein, z. B. durchschnittliche Wartezeit der Kunden im Service, durchschnittlicher Materialeinsatz bei Reparaturen
  • relative Kennzahlen; Hierbei stehen zwei oder mehrere Kennzahlen in Beziehung zueinander. Dazu gehören:
    • Gliederungszahlen: Bei diesen Zahlen stehen zwei gleichartige Werte in Beziehung zueinander, z. B. Verschuldungsgrad (= Fremdkapital ÷ Eigenkapital), Mitarbeiterfluktuation (= Anzahl der Mitarbeiter eines Jahres, die das Unternehmen verlassen haben ÷ durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter in diesem Jahr)
    • Beziehungszahlen: Dies sind Werte, bei denen ungleichartige Größen ins Verhältnis zueinander gesetzt werden, z. B. Umsatz je Kunde, Zeit pro Verladevorgang, Eigenkapitalrentabilität (= Jahresüberschuss ÷ Eigenkapital)
    • Indexzahlen: Kennzahlen, bei dem zwei Werte aus unterschiedlichen Zeitpunkten in Beziehung gesetzt wird, z. B. Preisindex und Inflationsrate, Stückkostenindex.

Oft kann beobachtet werden, dass Kennzahlen gebildet werden, um Kennzahlen zu haben. Kennzahlen sollten aber nur dann gebildet werden, wenn sie auch wirklich einem bestimmten Zweck dienen und zusätzliche Informationen zu den bereits vorhandenen Daten liefern. Die im Unternehmen verwendeten Kennzahlen sollten deshalb folgende Eigenschaften besitzen:

  • repräsentativ: Die Entwicklung der Kennzahl und die Entwicklung der gemessenen Sache hängen möglichst stark zusammen. Bsp: Bei der Herstellung von Elektrogeräten werden zur Qualitätskontrolle die Geräte nur kurz angeschalten, um zu prüfen, ob sie funktionieren. Daraus wird die Kennzahl der Ausschussquote ermittelt und dem Management berichtet, damit diese ein Bild über die Qualität in der Produktion bekommen. Diese Kennzahl ist zur Messung der Qualität dann repräsentativ, wenn bei einem Sinken der Ausschuss­quote auch die Zahl der Reklamationen zurückgeht, die es wegen Geräteaus­fällen zu einem späteren Zeitpunkt, Mängeln am Gehäuse, Störgeräuschen oder ähnlichen gibt. Wenn der Zusammenhang zwischen der Entwicklung der Kennzahl und der Entwicklung der Reklamationen wegen Qualitäts­mängeln nur gering ist, ist die Kennzahl, die durch das kurze Anschalten der Geräte ermittelt wird nicht repräsentativ für die Qualität in der Produktion. Dann sollte man überlegen, über andere Messungen eine andere Kennzahl zu erheben.
  • zielorientiert: Die Kennzahl muss dem Ziel dienen, dass man sie als Grundlage für Entscheidungen nimmt. Immer wieder werden Kennzahlen gebildet, die lediglich zur Information dienen. Bspw. ist die Anzahl der abgeschlossenen Verträge im Vertrieb zwar nett aber uninteressant, wenn der Vertrieb über die Höhe der Verkaufs­erlöse gesteuert wird und die verschiedenen Vertrags­volumen der einzelnen Verträge große Unterschiede aufweisen.
  • zweckmäßig: Eine Kennzahl muss für die jeweilige Aufgabe auch nützlich sein. Bspw. ist die Materialaufwandsquote bei der Produktion von Robotern nicht zweckmäßig für Entscheidungen über die Produktion, wenn den weit überwiegende Teil des Aufwands durch kundenspezifische Anpassungen der Steuerungs­software ausmacht. Dann ist die Messung der Entwickler­stunden pro Roboter sinnvoller. Denn der Einfluss durch Anpassungen, bspw. über Einkaufspreise, bei dem Materialkosten ist gegenüber den gesamten Kosten nur sehr gering.
  • aussagekräftig: Eine Kennzahl muss eine sinnvolle Aussage enthalten. Zum Beispiel sagt der Wert Durchschnitts­alters der Belegschaft erst einmal wenig aus. Sind 39,2 Jahre viel oder wenig? Wenn der Wert nun im kommenden Monat auf 39,3 Jahre steigt, ist das gut oder schlecht? Muss das Management etwas entscheiden, wenn der Wert auf 42,8 Jahre steigt oder auf 35,7 Jahre sinkt?
  • reversibel: Eine Kennzahl ist dann reversibel, wenn sie auch umgekehrte Verhältnisse wieder kann. Zum Beispiel sagt der Wert des Warenzugangs im Lager wenig aus, wenn ich nicht weiß, wieviel auch wieder herausgeht. Der Lagerbestand kann bspw. sinken oder steigen, wenn der Warenzugangs im Lager steigt, weil der Lagerbestand davon abhängt, ob mehr oder weniger raus- als hineingeht.
  • wirtschaftlich: Ein Kennzahl muss einfach erhebbar sein. Ein Messung der Kundenzufriedenheit bspw. ist zwar sehr sinnvoll, eine regelmäßige Erhebung kann aber viel zu teuer sein. Gute und sinnvolle Kunden­zufrieden­heitsmessungen sind sehr aufwendig und erfordern Profis. Oft kann man sinnvolle Kennzahlen über die Kunden aber einfacher erhalten, bspw. je nach Branche über die Anzahl von Beschwerden oder Reklamationen oder über die Messung, wie viele Kunden wiederkehren und erneut etwas kaufen.

Die Verwendung von Kennzahlen sollte immer kritisch betrachtet werden. Kennzahlen sind zwar sehr sinnvoll, weil sie bei guter Auswahl wesentliche Entwick­lungen sehr schnell aufzeigen, jedoch neigen viele dazu, Kennzahlen überzubewerten. So ist bspw. der Return on Investment (ROI), also der Ertrag aus einer Investition, eine gern genutzte Kennzahl für Investitions­entscheidungen. Jedoch fehlt bei dieser Kennzahl der zeitliche Faktor. Es macht einen Unterschied, ob ich den Ertrag im kommenden Jahr oder erst in zehn Jahren erhalte. Der Kapitalwert hat hier eine deutlich höhere Aussagekraft. Außerdem bleiben Aspekte, wie eine Steigerung der Qualität, der Sicherheit, Umsetzung gesetzlicher Vorgaben und ähnliches, oft unberücksichtigt. Häufig wird auch mit Schein­genauig­keiten gearbeitet. Gerade aber der Return on Investment basiert vor einer Investition jedoch auf Annahmen und Schätzungen und ist deshalb ungenau. Viele Kennzahlen haben auch eine statistische oder methodische Ungenauigkeit von einigen Prozent. Die Interpretation der Veränderung um einen Prozent­punkt ist dann nicht mehr sinnvoll. Bei der Verwendung von Kennzahlen muss man sich immer vor Augen halten, dass hier wenige, wenn auch wichtige, Informationen dargestellt werden. Wer aber nur auf Basis von wenigen Informationen Entscheidungen fällt, muss viel raten und trifft leicht Fehlentscheidungen. Die Verwendung vieler zusätzlicher Informationen ist also von großer Bedeutung.

Variante 1:
altneuDifferenz
Umsatz300312+4 %
Produktkosten-80-88+10 %
feste Kosten-200-200±0 %
Gewinn2024+4 G
Variante 2:
altneuDifferenz
Umsatz100104+4 %
Produktkosten-80-88+10 %
feste Kosten-17-17±0 %
Gewinn3-1-4 G

Eine Konzentration auf den Umsatz als Kennzahl lässt bspw. oft aus dem Auge verlieren, wie sich dazu der Aufwand und damit der Gewinn entwickelt. Wenn bspw. eine Kelterei, die Apfelsaft herstellt, seinen Umsatz um 4 % steigert, schaut das erst einmal positiv aus. Wenn die Kennzahl „Auslastung der Produktion“ von 80 % auf 88 % steigt, klingt das auch erst einmal gut. Eine Steigerung der Auslastung um 10 % bedeutet aber auch eine Steigerung der reinen Produktkosten für die Äpfel und Flaschen um 10 %. Das kann in Ordnung sein. Nehmen wir an, die Kelterei hat einen Umsatz von 300 G und steigert ihn um 4 % auf 312 G. Die festen Kosten für die Maschinen, Gebäude, Löhne & Gehälter der Mitarbeiter usw. sind 200 G. Die Produktkosten für Flaschen und Äpfel steigen von 80 G auf 88 G, dann steigt der Gewinn von 20 G auf 24 G. Das ist soweit in Ordnung. Beträgt der Umsatz aber nur 100 G und steigt auf 104 G, während die festen Kosten bei 170 G verbleiben und die Produktkosten von 80 G auf 88 G steigen, dann sinkt der Gewinn um 4 G. Die Umsatzsteigerung, die wahrscheinlich durch Preissenkungen erreicht wurde, sollte man dann lieber vermeiden und das dann gesparte Geld für sinnvollere Dinge ausgeben, bspw. für Maßnahmen zur Neukundengewinnung, zur Qualitätssteigerung oder zur Erschließung neuer Märkte.