debitorische Kreditoren
Wenn in einem Unternehmen bei vielen Lieferanten, auch Kreditoren genannt, eingekauft wird, ist es notwendig, Personen- bzw. Lieferantenkonten einzurichten. Über diese Konten kann geprüft werden, welche Rechnungen zu einem Lieferanten noch offen sind oder es kann ausgewertet werden, in welchem Umfang mit einem Lieferanten Geschäftsbeziehungen bestehen. Über diese Konten werden in einigen Buchhaltungs- bzw. ERP-Systemen auch die Vertragsbeziehungen mit den Lieferanten abgebildet. Die Lieferantenkonten gehören zu den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.
Jetzt kann es passieren, dass diese Lieferanten auch gleichzeitig als Kunden auftreten, bspw. die Stadtwerke, die den Strom und Wasser liefern oder der Vermieter kauft beim Unternehmen auch eine Leistung oder Produkte ein. Ein weiterer Fall können Gutschriften sein, wenn bspw. ein Mangel bei einer Leistung oder Waren festgestellt werden, die Rechnung aber schon bezahlt ist und der Lieferant wegen einer rechtlichen Verpflichtung oder aus Kulanz eine Gutschrift erstellt. Diese Geschäftsvorfälle können auch auf das Lieferantenkonto gebucht werden, da die Geschäftsbeziehung mit dem selben Geschäftspartner besteht und dadurch die Verbindlichkeiten und Forderungen saldiert werden dürfen. Tritt aber eine Situation ein, in der die Forderungen gegenüber einem Lieferanten die Verbindlichkeiten übersteigen, wird aus dem Kreditor ein Debitor bzw. ein debitorischer Kreditor. In dieser Situation steht auf dem Lieferantenkonto eine Forderung bzw. eine negative Verbindlichkeit, welche wegen des Saldierungsverbots nach § 246 Abs. 2 HGB 
; § 196 Abs. 2 UGB 
bzw. Art. 958c Satz 1 Nr. 7 OR 
nicht mit den Verbindlichkeiten anderer Lieferanten saldiert werden dürfen. Im Rahmen der Tätigkeiten zum Monats- oder Jahresabschluss werden solche Lieferantenkonten je nachdem, welches Buchhaltungs- oder ERP-System im Einsatz ist, in die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen umgegliedert oder der jeweilige negative Betrag umgebucht. Der Buchungssatz lautet hierfür:
per 1200 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
an 50000 Lieferantenkonto
Durch diesen Buchungssatz werden die Forderungen und Verbindlichkeiten erhöht. Da die Verbindlichkeiten negativ waren, werden sie auf Null auf dem entsprechenden Lieferantenkonto angehoben. Ist die Forderung ausgeglichen oder wird diese mit einer nachfolgenden Rechnung seitens des Lieferanten vollständig verrechnet, wird das Lieferantenkonto wieder zu den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zurückgegliedert.
Im obigen Buchungssatz ist natürlich das Personenkonto des jeweiligen Lieferanten einzusetzen. In einigen Buchhaltungs- oder ERP-Systemen gibt es auch eine Unterscheidung zwischen Lieferanten- und Kundenkonten. Sollte für den Lieferanten ein Kundenkonto angelegt werden oder worden sein, kann anstelle des Kontos der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen auch das jeweilige Kundenkonto des Lieferanten eingesetzt werden.
pauschale Jahresabschlussbuchung
Eine Alternative zur individuellen Umgliederung ist die pauschale Buchung der Einzelwertberichtigung. Diese wird vorrangig für den Jahresabschluss genutzt. Dazu wird die Summe aller negativen Verbindlichkeiten ermittelt. Dieser Wert wird dann bspw. zum 31.12. mit folgendem Buchungssatz umgebucht:
per 1205 sonstige Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
an 3305 sonstige Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Zum 01.01. des folgenden Geschäftsjahres wird diese Buchung dann wieder rückgängig gemacht. Die Dokumentation erfolgt über die Auflistung aller Kreditorenkonten mit negativem Saldo.