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Kontierungs­richtlinien

In einem Unternehmen dienen die Kontierungsrichtlinien zur Erläuterung, welche Sachverhalte auf welche Konten gebucht werden sollen. Sie sind die Arbeitsgrundlage für die Buchungen in der Buchhaltung, für die Auswertungen und Planungen durch das Controlling und die übrigen Fachbereiche und zum Verständnis von Berichten durch das Management. Die Kontierungsrichtlinien sind damit eines der wichtigsten Hilfsmittel für die Bildung von Buchungssätzen.

Die Notwendigkeit für solche Richtlinien entsteht, weil die Unternehmen die Kontenrahmen an ihre jeweiligen Bedürfnisse anpassen und selbst für jedes einzelne Konto immer wieder Unterschiede zwischen den Unternehmen bestehen, welcher Sachverhalt auf welches Konto gehört. Selbst im Laufe der Zeit kann sie die Notwendigkeit für ein Unternehmen ergeben, die Konten an die sich ändernden Situationen anzupassen. So ändern sich Art und Umfang bspw. beim Einkauf von IT-Materialien oder beim Beschäftigen von Beratern und Fremdpersonal. Die Änderungen finden zwar eher im Zeitraum von vielen Jahren bzw. Jahrzehnten statt, so dass die Kontenrahmen in weiten Teilen stabil bleiben, sie finden aber ständigen, kleinen Schritten statt, wodurch immer wieder seitens der Buchhaltung auf diese Änderungen reagiert werden muss.

Dies ist aber wiederum gerade für neue Mitarbeiter in der Buchhaltung eines Unternehmens eine große Hilfe für die Bildung eines Buchungssatzes und bei der Buchung in den Systemen.

Beispiel für eine Kontierungsrichtlinie
KontoBeschreibung
632000 Strom, Wasser, HeizkostenStrom, Wasser, Heizung und Kühlung der Gebäude
633000 ReinigungReinigung der Gebäude, wie Saugen der Büroräume und Putzen der Fenster
633050 WachdienstKosten des Wach­dienstes und des Personals des Empfangs am Haupt­eingang E1
633500 Instand­haltung betrieblicher RäumeReno­vierungen, Umbauten, auch Austausch von Belag und Türen, Malerarbeiten am Gebäude
633520 Reparaturen betrieblicher RäumeReparaturen, wie Austausch von Glühlampen, Türklinken, Beseitigung von kleineren Schäden
634500 Sonstige Raumkostenübrige Kosten der Räume, wie Dekorationen, technische Begehungen durch Schornsteinfeger u. a.
640000 Versiche­rungenVersiche­rungen für das Unternehmen, wie Betriebs­haftpflicht, sowie sonstige Versicherungen
640500 Versiche­rungen für GebäudeGebäude­versicherungen
640510 Versiche­rungen für KfzHaftpflicht- und Kasko-Versicherungen der Firmenwagen

Im Beispiel für eine Kontierungs­richtlinie sind die Konten des SKR04 mit sechsstelliger Numierung dargestellt. Diese Form ist recht üblich, da dadurch nochmals Platz zwischen den Konten geschaffen wird und auch zukünftig weitere Konten eingefügt werden können, ohne die grundsätzliche Numierung ändern zu müssen. Die ersten vier Stellen entsprechen dabei den Nummern im SKR04.

In diesem Beispiel wurden die Konten 6320 und 6325 zum Konto 632000 zusammengefasst. Das Konto 6335 wurde dagegen in die Konten 633500 und 633520 aufgeteilt. Dies kann sich aus betrieblichen Notwendigkeiten oder für die übersichtlichere Darstellung bei dauerhaft großen Beträgen als Vorteilhaft erweisen. Zusätzlich wurde nach dem Konto „633000 Reinigung“ noch das Konto „633050 Wachdienst“ eingefügt. Bei der Bildung eines Buchungssatzes und der Verbuchung einer Rechnung sollte diese Tabelle schon weiterhelfen. Natürlich kann es auch dann immer noch Grenzfälle geben. Beispielsweise kann sich die Frage ergeben, wann eine Reparatur eine kleine und wann eine große Reparatur ist. Manchmal sind Größen angegeben. Ansonsten kann man noch Kollegen oder den Chef fragen, bzw. schauen, wie ähnliche Sachverhalte vorher schon einmal verbucht wurden. Insgesamt darf man aber auch nicht zu engstirnig ans Buchen herangehen und sollte vielleicht auch einfach einmal chillig auf sein Bauchgefühl hören oder eine Münze werfen. Es kann immer wieder passieren, dass in einem Unternehmen eine Rechnung von einem Buchhalter auf das eine Konto und von seinem Kollegen die gleiche Rechnung etwas später auf ein anderes Konto gebucht wird. Man sollte nur darauf achten, dass man insgesamt im Wesentlichen eine einheitliche Linie durchhält.

Als weiteres Beispiel für eine Kontierungs­richtlinie können Sie sich die des Verbands Schweizerischer Elektro-Installationsfirmen anschauen. Hier finden Sie nach einigen Begriffsdefinitionen eine Tabelle, in die einzelnen Konten des Schweizer KMU-Kontenrahmen erläutert sind.